Episode 13: Retro

Liker du at dagen i dag er mest mulig lik dagen i går? Eller foretrekker du at dagen i morgen blir litt bedre enn dagen i dag?

Hei, Martin her, og du lytter til Fimbul!

Som mennesker er vi alle forskjellige. Noen liker forutsigbarhet og trygghet ved at arbeidsdagen og arbeidsoppgavene er relativt statiske. Det finnes mange yrker og bransjer som gir slik forutsigbarhet, og det finnes også mange grunner til å velge det.

Bransjen vi jobber i, derimot, har liten grad av forutsigbarhet. Kanskje oppleves akkurat din jobb som forutsigbar, men teknologibransjen er i kontinuerlig utvikling, med en strøm av nye produkter og tjenester, noen mer vellykket enn andre.

Denne stadige utviklingen fremprovoserer et kontinuerlig behov for forbedring. Konkurrentene dine blir bedre, kundene dine forventer mer og dine ansatte ønsker personlig utvikling. Markedet forventer rett og slett mer av deg for hver dag som går.

Mellom denne forventningen og ditt daglige arbeid er det et stort spenn. Som leder veksler du mellom de daglige operasjonelle oppgavene og det å ha et strategisk fokus. Bruker du for mye tid på de operasjonelle oppgavene får du for lite tid til hvordan du skal videreutvikle bedriften strategisk. Og det er i dette strategiske arbeidet du finner arbeidet med å kontinuerlig forbedre bedriften for å møte de stadig mer krevende kravene fra markedet.

Sitter du for dypt nede i daglige operasjonelle oppgaver som det å svare på mail, godkjenne fakturaer eller sitte i for mange videomøter, blir det ikke tid til å utvikle bedriften til å gjøre den bedre.

Slik kontinuerlig forbedring handler ikke først og fremst om prosess. Det handler om kultur. Du og de du har rundt deg må ha en kultur hvor man er enige om behovet for å bli stadig litt bedre. Folk må være enige i at morgendagen kan være litt annerledes enn i dag. Vi må kanskje jobbe litt annerledes eller vi må forkaste det vi trodde var gyldig kunnskap til fordel for ny. Vi må være villige til å skrote våre egne antakelser og kanskje også produkter og tjenester vi allerede har ute i markedet.

Som smidig-guru Henrik Kniberg har uttalt er ikke arbeidsprosessen din den viktigste prosessen du har, men prosessen for å forbedre arbeidsprosessen. Det vil si at arbeidsprosessen din kan være ganske håpløs, og det er greit, så lenge du har en prosess for å forbedre arbeidsprosessen din.

En slik forbedringsprosess kan gjøres på mange måter, men en vanlig måte å gjøre det på er gjennom såkalte retrospektiv, som oftest forkortet retro. Retrospektiv kommer av det latinske ordet «retrospectare» som betyr å se seg tilbake. Det er en refleksjonsøvelse hvor man ser seg tilbake på arbeid man har lagt bak seg, med det formål at man skal bli bedre til det arbeidet man har foran seg.

Omsatt i praksis betyr det et møte hvor man samler et team eller en avdeling hvor man snakker om hva som har fungert bra, hva som ikke fungerer og hvordan man skal gjennomføre forbedringstiltak. Typisk gjør man dette enten på regelmessig basis, eller man gjør det etter å ha lagt bak seg et prosjekt, en sprint eller en større leveranse.

For meg er retro et av de aller viktigste verktøyene vi har, for det er som nevnt kontinuerlig forbedring som gjør oss bedre rustet for å møte nye og endrede krav fra markedet, i tillegg til at vi får det fetere på jobb. «Mindre hazzle, mer hoff!» som noen sier hos meg.

Har vi dårlig kodekvalitet? Hvordan skal vi løse det? Har vi dårlig ytelse? Hva skal vi gjøre med det? Kjøper ikke kundene produktene våre? Hvordan kan vi øke konverteringsgraden?

Det finnes mange forskjellige typer problemer som lar seg løse gjennom regelmessig retro. Sannsynligvis vil du aldri greie å løse dem på første forsøk. Sannsynligvis ikke andre heller. Det viktigste er at du forsøker å gjøre noe med det, samtidig som du anerkjenner at du neppe vil klare å løse problemet fullt ut.

Kodekvaliteten på løsningen din vil aldri bli god nok, fordi koden er i konstant endring. Og når blir du egentlig fornøyd og sier «Nå har jeg mer enn nok kunder!»? Litt bedre er ikke det samme som perfekt. Litt bedre er bare litt bedre.

Det finnes mange måter å gjennomføre en retro på. Normalt er det produkteier eller team-leder som har ansvaret og som fasciliterer retro-møtene, men en retro kan i praksis fasciliteres av hvem som helst. Et verktøy jeg har hatt god erfaring med kommer fra Spotify og heter Spotify Retro Kit. Du finner alt du trenger å vite om dette verktøyet i notatene på fimbul.tech. Årsaken til at jeg liker dette verktøyet er at det er lettbent, lettforståelig og morsomt å bruke. Jeg har allergi mot omfattende og kompliserte prosesser som leder ut i et regneark eller en presentasjon som det er vanskelig å forholde seg til i etterkant. Spotify Retro Kit, derimot, er bare morsomt. Og det at det er morsomt å bruke er også noe av nøkkelen til at man faktisk klarer å gjennomføre endring.

I utgangspunktet kan man nemlig fort tenke seg at en retro kan bli som en gravferd hvor folk går for å klage sin nød over alt som er galt og alt som ikke fungerer. Problemer har vi nok av, men vi får aldri nok løsninger. Derfor er det viktig at man går til en retro med en positiv holdning og ser på det som en morsom prosess hvor man endelig får anledning til å jobbe med det som ikke fungerer.

Jeg snakker igjen og igjen på jobben om hvor viktig det er å ha en riktig holdning når det kommer til problemer. At man skal anerkjenne problemer og ha en konstruktiv tilnærming til dem. «Her! Jeg ser dette problemet! Det kan løses på denne måten og jeg kan bidra slik!» Med en slik holdning blir ikke retro en gravferd men en anledning til å få det litt bedre i morgen.

Grunnen til at Spotify Retro Kit er morsom er blant annet fordi den har noen enkle metaforer som alle kan relatere seg til. Blant dem er den såkalte seilbåtmetaforen. Teamet sitter i den samme båten og på sin ferd får man vind i seilene som gir oss fart og fremdrift. Man har kanskje et anker eller to som forsinker oss. Der fremme ser vi noen skjær i sjøen som utgjør risiko. Man har en øy i det fjerne som gir oss nye muligheter. Og man har solskinn hvor man kan uttrykke hva man verdsetter i hverdagen.

Det er banalt enkelt, men det gir noen mentale knagger hvor man kan plassere problemene man har lagt bak seg.

Jeg skal ikke gjennomgå hele Spotify Retro Kit i seg selv, for det er mer omfattende enn hva jeg her forteller, men det er heller ikke poenget.

Poenget er viktigheten av å ha en kultur og en prosess som hjelper deg med kontinuerlig forbedring. Litt bedre. Hver dag.

Tusen takk for at du lytter til Fimbul, vi høres!