Episode 14: Når det brenner på dass

Hva gjør du når ting går ned? Når ingenting fungerer og ingen vet hvorfor? Hva gjør du når det brenner på dass?

Hei, Martin her, og du lytter til Fimbul!

Jeg har tidligere jobbet som konsulent. I et prosjekt jeg var på i en lengre periode, leverte vi et ERP-system, altså et komplett system for virksomhetsstyring, til en av Norges største butikkjeder i sin bransje. Systemet var omfattende og dekket alt fra innkjøp, lagerstyring, økonomi og regnskap, til salg og programvare i kassene.

Dette var for meg et svært lærerikt prosjekt av flere årsaker. Jeg husker spesielt godt en episode hvor jeg var ute i kundens største butikk og hele systemet gikk ned. Programvaren i kassene var utilgjengelig og man kunne ikke ta betalt for varene kundene skulle ha. Køen av misfornøyde kunder vokste seg langt innover i butikken. Noen kunder bare la fra seg varene og gikk. Andre ble sinte. Unødvendig å si er dette oppskriften på stress for alle ansatte, enten de jobbet i kassen eller for meg som innleid konsulent.

Det er i kjølvannet av slike negative hendelser man ser kulturforskjeller mellom forskjellige mennesker og forskjellige bedrifter. En av årsakene til at jeg var i flere år på dette prosjektet, hos denne kunden, var at de hadde en god kultur som skapte god stemning, ikke bare i prosjektet, men i hele bedriften.

Vi hadde flere tilsvarende hendelser hos denne kunden, men fellesnevneren for håndteringen av hendelsene i etterkant var at det aldri ble skapt dårlig stemning.

Til sammenlikning jobbet jeg noen år senere som konsulent i et annet prosjekt. Mindre omfattende, men mer komplekst. Og også her, som i alle prosjekter, er det alltid noe som ikke fungerer som det skal. Sånn er det alltid. Men i dette andre prosjektet hadde kunden en leder som var dyktig når ting gikk bra, men når ting ble vanskelig ble også han vanskelig. Jeg husker spesielt et møte hvor han hevet stemmen så den dirret, delte ut kjeft og avsluttet med å gå ut døren og smelle den igjen etter seg. Du kan jo tenke deg stemningen i rommet etterpå, og hva det gjør for motivasjonen til menneskene. Det er som å punktere en ballong. All arbeidslyst til alle i rommet forsvant i løpet av få minutter.

I stressede situasjoner, eller etter hendelser hvor man åpenbart har tapt mye penger, er det enkleste i verden å ty til kjeft. Å stille skarpe spørsmål. Å peke på andre mennesker. Å få mennesker til å føle seg små. Å snakke så andre føler seg som en treåring som får kjeft. Å bruke sin makt som kunde eller leder til å poengtere det selvfølgelige i at slike hendelser ikke skal forekomme.

Å skape dårlig stemning er det enkleste i hele verden. Men når dårlig stemning først er skapt, er det nærmest umulig å rette den opp igjen. Skaden har allerede skjedd. Hva tror du menneskene i det tidligere omtalte møtet tenkte da de gikk fra jobben den dagen? Tror du de gledet seg til å komme på jobb igjen dagen etter? Eller tror du de kanskje vurderte å finne seg en annen jobb? En jobb der de ikke fikk kjeft eller en jobb der de ikke følte seg som små mennesker.

Det er når det brenner på dass at man virkelig ser forskjellen på gode og dårlige ledere. Det er lett å være leder i medvind. Når bedriften og driften går bra. Men når det blir motbakke er også ledere mennesker, og instinktivt er kjeft og forsvarsposisjon for mange det første man tyr til.

Når det brenner på dass er din viktigste jobb som leder å støtte dine medarbeidere i en vanskelig situasjon. Hvis systemer er nede og driften er i en unntakssituasjon, er folk stresset nok som det er. Det finnes massevis av planverk for kontinuitets- og beredskapsplaner, men den kulturelle og sosiale siden av unntakssituasjoner snakkes det aldri om. Som leder skal du sikre arbeidsro og god stemning. Hent kaffe til folkene dine. Avskjerm dem fra telefoner og Slack-meldinger og andre folk som kommer «bare for å høre hvordan det går».

Tilsvarende når man er tilbake i en normalsituasjon og hendelsen er over. Typisk gjennomfører man post mortem eller retro, som du kan høre mer om i episode 13 av Fimbul. Som jeg snakker om i episoden om retro kan retro fort bli en arena hvor folk dumper sine frustrasjoner og seansen oppleves som en gravferd. Det trenger den ikke være.

Når brannen på dass er slukket skal man fokusere på læringen. Hva gikk galt? Hva gjør vi for å forhindre at det skjer igjen? Hvilke tiltak trenger vi å gjøre? Hvordan får vi prioritert dem opp i en travel hverdag? Hvem gjør hva nå? Og innen når? Hva har vi lært?

Jeg sier ikke at det er enkelt, for det er ikke enkelt. Men klarer man å holde hodet kaldt og tenke før man snakker, så klarer man også å rasjonalisere over omstendighetene og forstå at det mest konstruktive er å — nettopp — holde stemningen god når det brenner på dass.

Tusen takk for at du lytter til Fimbul, vi høres!

Og du? Liker du Fimbul? Er det nyttig for deg? Vil andre ha nytte av det du hører? Send dem til fimbul.tech og hjelp meg med å dele kunnskapen med flere. Tusen takk!